Zaproszenie dla cudzoziemca 2026: wpis do ewidencji zaproszeń, dokumenty, opłata 27 zł

Zaproszenie wpisane przez wojewodę do ewidencji zaproszeń to dokument, którym cudzoziemiec wykazuje przed konsulem i na granicy, że ma zapewnione środki na pobyt w Polsce, a zapraszający bierze na siebie konkretne zobowiązania finansowe. Poniżej stan prawny na 13 listopada 2026 r.: kto może zaprosić, jakie dokumenty i kwoty sprawdza urząd, ile to trwa, jak długo zaproszenie jest ważne i za co odpowiada zapraszający. Jeżeli wolisz, żeby wniosek przygotował i złożył prawnik, zobacz sprawy cudzoziemców w kancelarii.

Kancelaria Radców Prawnych Bartosz Krajewski przygotowuje wnioski o wpis zaproszenia dla osób prywatnych i firm w całej Polsce, także zdalnie: sprawdzamy, czy zapraszający spełnia warunki, kompletujemy dowody dochodu i lokalu, składamy wniosek jako pełnomocnik i odbieramy zaproszenie. Wycena jest indywidualna, wystarczy opisać, kogo i na jak długo zapraszasz.

Czym jest zaproszenie i kiedy się przydaje

Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach zaproszenie potwierdza, że cudzoziemiec ma środki wystarczające na pokrycie kosztów pobytu w Polsce, w tym zakwaterowania i wyżywienia, oraz kosztów podróży powrotnej. Używa się go przy wizach w celu odwiedzin rodziny lub znajomych i przy wizytach prywatnych, a obywatelom państw bez obowiązku wizowego może posłużyć podczas kontroli granicznej. Zaproszenie nie uprawnia do pracy w Polsce (takie pouczenie zawiera sam formularz, art. 51 ust. 2 pkt 7) i nie jest właściwą drogą, gdy celem przyjazdu ma być praca.

Zaproszenie nie gwarantuje też wizy: konsul ocenia cały wniosek, w tym cel pobytu i zamiar powrotu. Co zrobić, gdy mimo zaproszenia przyszła odmowa, opisujemy w tekście odmowa wizy i wniosek o ponowne rozpatrzenie.

Kto może zaprosić cudzoziemca

Krąg zapraszających określa art. 49 ust. 2 ustawy. Zaprosić może:

• obywatel polski zamieszkujący w Polsce, a także mieszkający w Polsce obywatel Unii Europejskiej, państwa EFTA lub Szwajcarii albo członek jego rodziny z prawem pobytu lub prawem stałego pobytu;
• cudzoziemiec, który bezpośrednio przed wystawieniem zaproszenia przebywa w Polsce legalnie i nieprzerwanie co najmniej 5 lat albo ma zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej z siedzibą w Polsce, na przykład spółka, fundacja albo uczelnia.

Pięć lat liczy się tak jak przy pobycie stałym: co do zasady żadna przerwa nie może być dłuższa niż 6 miesięcy, a wszystkie razem nie mogą przekroczyć 10 miesięcy (art. 49 ust. 3 w związku z art. 195 ust. 4, który przewiduje też wyjątki). Cudzoziemiec z kartą pobytu czasowego i krótszym stażem nie może więc zaprosić rodziny w tym trybie. Drogę do statusu, który daje to prawo, opisujemy w tekście rezydent długoterminowy UE i pobyt stały.

Dokumenty i pieniądze: 515 zł, 200 zł i koszt powrotu

Wniosek składa się na urzędowym formularzu, którego wzór określa rozporządzenie MSWiA z 16 marca 2023 r. (Dz.U. poz. 637). To samo rozporządzenie ustala, ile pieniędzy musi wykazać zapraszający. Do wniosku dołącza się:

• dowody środków na pobyt: co najmniej 515 zł na każdy miesiąc planowanego pobytu, liczone osobno dla zapraszającego, każdego członka rodziny na jego utrzymaniu i każdego zapraszanego; przy pobycie krótszym niż miesiąc kwotę zmniejsza się proporcjonalnie;
• gdy zapraszasz małżonka, dziecko lub wnuka, rodzica lub dziadka, rodzeństwo, rodzica małżonka albo dziecko małżonka, na pobyt zapraszanego wystarcza co najmniej 200 zł na każdy miesiąc;
• środki na podróż powrotną w wysokości ceny biletu, nie mniej niż 200 zł do państwa sąsiadującego z Polską, 500 zł do innego państwa Unii Europejskiej, EFTA lub Szwajcarii i 2500 zł do pozostałych państw; wymóg spełnia też bilet powrotny, który cudzoziemiec już ma;
• tytuł prawny do lokalu, w którym zamieszka gość, albo dowód, że zapewnisz mu inne zakwaterowanie, oraz potwierdzenie opłaty skarbowej 27 zł.

Urzędy przyjmują zwykle zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, wyciąg z rachunku, decyzję o emeryturze lub rencie albo zeznanie podatkowe, a przy najmie także zgodę właściciela mieszkania. Kwoty wyglądają na niskie, ale liczy się je na każdą osobę i na każdy miesiąc: zapraszający, który ma na utrzymaniu trzy osoby i zaprasza na rok jedną osobę spoza najbliższej rodziny, musi wykazać 5 × 515 zł × 12 miesięcy, czyli 30 900 zł, a do tego koszt podróży powrotnej. Kancelaria przelicza to przed złożeniem wniosku, żeby nie skończył się odmową z powodu niewykazania środków.

Gdzie złożyć wniosek, ile się czeka i jak długo zaproszenie jest ważne

Wniosek składa się do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę zapraszającego (art. 51 ust. 3). Sprawa toczy się w postępowaniu uproszczonym (art. 55b), więc powinna zostać załatwiona niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 35 § 3a k.p.a.). Stroną jest wyłącznie zapraszający, a gotowe zaproszenie może odebrać pełnomocnik z pełnomocnictwem szczególnym (art. 55 i 55a); opłata skarbowa od pełnomocnictwa to 17 zł.

Zaproszenie jest ważne w okresie, na który zapraszasz cudzoziemca, nie dłuższym niż 1 rok (art. 51 ust. 1). Oryginał wysyła się zapraszanemu, który dołącza go do wniosku wizowego albo okazuje na granicy. Jeżeli plany się zmienią, zapraszający może wystąpić o unieważnienie wpisu, najpóźniej 7 dni przed początkiem okresu ważności zaproszenia (art. 52 ust. 2).

Za co odpowiada zapraszający

Podpisując wniosek, zobowiązujesz się pokryć koszty pobytu cudzoziemca, w tym zakwaterowania, wyżywienia i ewentualnego leczenia, koszty podróży powrotnej oraz koszty wydania i wykonania decyzji o zobowiązaniu do powrotu (art. 51 ust. 2 pkt 3). To nie jest deklaracja grzecznościowa: Skarb Państwa i inne podmioty mogą dochodzić od zapraszającego przed sądem zwrotu poniesionych kosztów (art. 56), a kosztami decyzji o powrocie zapraszający zostaje obciążony, gdy gość wjechał w okresie zaproszenia, a podstawy do zobowiązania go do powrotu powstały w tym okresie albo po nim, bo został w Polsce bez wizy lub zezwolenia (art. 337 ust. 2).

Niewykonanie tych zobowiązań ma jeszcze jeden skutek: przez 3 lata od końca ważności takiego zaproszenia wojewoda odmówi wpisania kolejnego (art. 50 ust. 1 pkt 6 i ust. 2). Jeżeli bliska osoba ma zostać w Polsce dłużej niż na czas wizyty, bezpieczniejszą drogą jest zezwolenie na pobyt czasowy, o którym piszemy w tekście pobyt z rodziną w Polsce.

Odmowa wpisu zaproszenia i odwołanie

Wojewoda odmawia wpisu w drodze decyzji (art. 52 ust. 1), a art. 50 ust. 1 wymienia 8 powodów. W praktyce najczęstsze to niespełnienie warunków przez zapraszającego, niewykazanie środków, warunki mieszkaniowe, nieprawdziwe dane we wniosku oraz ocena, że cel przyjazdu będzie inny niż deklarowany. Od decyzji przysługuje odwołanie do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców w terminie 14 dni od doręczenia, a od jego decyzji skarga do sądu administracyjnego w terminie 30 dni. Często szybciej niż odwołanie działa nowy, poprawiony wniosek; którą drogę wybrać, oceniamy po lekturze decyzji. Jak wygląda sam tryb odwoławczy, wyjaśniamy w tekście odwołanie od decyzji administracyjnej.

Co robi kancelaria i ile to kosztuje

Sprawdzamy, czy możesz być zapraszającym, liczymy wymagane środki dla Twojego gospodarstwa, kompletujemy dokumenty dochodu i lokalu, przygotowujemy formularz do podpisu i składamy wniosek jako pełnomocnik, a po wpisie odbieramy zaproszenie. Jeżeli wojewoda odmówił, przygotowujemy odwołanie albo nowy wniosek. Nie mamy cennika dla zaproszeń: wycena jest indywidualna i zależy od liczby zapraszanych osób oraz od tego, czy zapraszającym jest osoba prywatna, czy firma. Opłaty urzędowe to 27 zł za wpis i 17 zł za pełnomocnictwo.

Biuro kancelarii mieści się w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 20/22 lok. 72, telefon 537 927 737, a sprawę można przeprowadzić w całości zdalnie, także dla zapraszających spoza Warszawy. Opisz, kogo zapraszasz, przez stronę sprawy cudzoziemców, kontakt z kancelarią. Sprawy prowadzi radca prawny Bartosz Krajewski.