Załącznik nr 1 do karty pobytu i pracy 2026: co wypełnia pracodawca w MOS, ZUS ZUA, RCA i koszty

Bez załącznika nr 1 nie ma zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, a od 27 kwietnia 2026 r. wypełnia go i podpisuje elektronicznie sam pracodawca, w systemie MOS. To, co firma wpisze w kilku polach, trafia potem do decyzji i wiąże obie strony przez cały okres ważności karty. Poniżej wyjaśniamy, co w załączniku musi się zgadzać, jakie dokumenty kadrowe i z ZUS są potrzebne, jakie obowiązki i kary ma pracodawca oraz ile kosztuje legalizacja pracownika. Jeśli wolisz, żeby cały wniosek pracownika poprowadziła kancelaria, online za 1999 zł zamiast 2300 zł, zobacz legalizację pobytu online.

Czym jest załącznik nr 1 i jak trafia do pracodawcy

Załącznik nr 1 to formularz, w którym podmiot powierzający pracę opisuje warunki zatrudnienia cudzoziemca. Aktualny wzór określa rozporządzenie MSWiA z 10 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 553). Cudzoziemiec nie wypełnia go sam: we wniosku w MOS podaje adres e-mail pracodawcy, a system wysyła na ten adres odnośnik do formularza (art. 106c ust. 3 ustawy o cudzoziemcach). Według informacji Urzędu do Spraw Cudzoziemców odnośnik jest ważny 30 dni i nie da się zapisać formularza w połowie, więc dane warto przygotować wcześniej.

Pracodawca podpisuje załącznik kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym (art. 106d ust. 4). Przy reprezentacji łącznej każda z osób uprawnionych wypełnia i podpisuje formularz osobno. To nie formalność: wniosek uznaje się za złożony dopiero wtedy, gdy podpisany jest zarówno wniosek, jak i załączniki (art. 106d ust. 6), więc zwłoka po stronie firmy wstrzymuje sprawę pracownika. Jak wygląda cała procedura, opisujemy w poradniku wniosek o kartę pobytu w MOS.

Co pracodawca wpisuje w załączniku nr 1

Formularz ma kilka części; przy zwykłym zezwoleniu na pobyt i pracę firma wypełnia przede wszystkim dane o sobie i o powierzanej pracy:

• dane podmiotu: nazwa, adres siedziby, rejestr i numer wpisu, NIP, REGON, telefon i adres e-mail;
• stanowisko lub rodzaj pracy, zawód według klasyfikacji zawodów i specjalności oraz zakres podstawowych obowiązków;
• miejsce wykonywania pracy i podstawę prawną, czyli rodzaj umowy, którą firma zamierza zawrzeć;
• wymiar czasu pracy albo liczbę godzin w tygodniu;
• proponowane wynagrodzenie brutto, okres powierzenia pracy i podklasę PKD działalności.

Osobną część stanowią oświadczenia pracodawcy o niekaralności za nielegalne powierzanie pracy i wymienione przestępstwa; osoba fizyczna i spółka zaznaczają inne punkty. Agencja pracy tymczasowej wskazuje dodatkowo pracodawcę użytkownika, a gdy cudzoziemiec pracuje dla kilku podmiotów, każdy z nich wypełnia własny załącznik.

Wynagrodzenie i etat: dwa progi, których pilnuje urząd

Wojewoda sprawdza wynagrodzenie dwa razy. Po pierwsze, nie może być niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku w tym samym wymiarze (art. 114 ust. 1 pkt 4). Po drugie, miesięczne wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę, niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju umowy (art. 114 ust. 1 pkt 5). W 2026 r. to 4806 zł brutto, a od 1 stycznia 2027 r. 4950 zł brutto, także przy połowie etatu i przy umowie zlecenia. Jeżeli cudzoziemiec pracuje dla kilku podmiotów, liczy się suma wynagrodzeń z ich załączników.

Dane z załącznika przechodzą do decyzji: wojewoda wskazuje w niej pracodawcę, stanowisko, najniższe wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj umowy (art. 118 ust. 1). Dlatego załącznik musi opisywać pracę tak, jak będzie naprawdę wykonywana. Obniżenie pensji albo zmiana stanowiska bez zmiany zezwolenia to podstawa jego cofnięcia.

Informacja starosty i lista zawodów

Informacji starosty o braku kandydatów na lokalnym rynku pracy już się nie dołącza: test rynku pracy zniesiono 1 czerwca 2025 r. Został inny warunek: zawód, w którym cudzoziemiec ma pracować, nie może znajdować się na liście zawodów ustalonej przez starostę dla danego powiatu (art. 114 ust. 1 pkt 3 ustawy o cudzoziemcach i art. 31 ust. 3 ustawy z 20 marca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 621). Tego warunku, podobnie jak warunku wynagrodzenia porównywalnego, nie stosuje się do osób zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Listę dla swojego powiatu warto sprawdzić przed wpisaniem zawodu do formularza. Pozostałe podstawy legalnej pracy omawiamy w tekście praca cudzoziemca w Polsce.

ZUS ZUA, RCA i inne dokumenty od pracodawcy

Sam załącznik nie wystarczy. Do wniosku i w odpowiedzi na wezwania urzędy proszą zwykle o dokumenty, które pracownik może dostać tylko z firmy:

• zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS ZUA (albo ZZA przy samym ubezpieczeniu zdrowotnym): potwierdza ubezpieczenie zdrowotne wymagane przez art. 114 ust. 1 pkt 1;
• raporty ZUS RCA za ostatnie miesiące z potwierdzeniem wysyłki, jeżeli pracownik już u Ciebie pracuje;
• umowę o pracę albo umowę zlecenia zgodną z załącznikiem co do stanowiska, wymiaru i wynagrodzenia.

Wymóg ubezpieczenia uważa się za spełniony także wtedy, gdy cudzoziemiec zostanie nim objęty w związku z pracą, która jest podstawą wniosku (art. 114 ust. 4a). Pełną listę dokumentów po stronie pracownika znajdziesz w poradniku dokumenty do karty pobytu 2026.

Błędy w załączniku, które kończą się wezwaniem

W sprawach, które przejmujemy po wezwaniu, powtarzają się te same pomyłki:

• wynagrodzenie niższe niż 4806 zł (od 2027 r. 4950 zł) przy niepełnym etacie albo stawka inna niż w umowie;
• stanowisko i zakres obowiązków opisane inaczej w załączniku, inaczej w umowie i inaczej w zgłoszeniu do ZUS;
• podpis jednej osoby przy reprezentacji łącznej albo odnośnik, który wygasł po 30 dniach;
• okres pracy krótszy niż planowany pobyt albo błędny adres e-mail firmy we wniosku.

Obowiązki pracodawcy po decyzji i kary

Po wydaniu karty obowiązki się nie kończą. Zmianę siedziby, nazwy lub formy prawnej firmy, przejście zakładu na innego pracodawcę, zwiększenie wymiaru czasu pracy z proporcjonalną podwyżką albo zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę pracodawca zgłasza pisemnie wojewodzie w ciągu 15 dni roboczych (art. 119). O utracie pracy przez cudzoziemca firma zawiadamia wojewodę w ciągu 15 dni (art. 121 ust. 4), a sam pracownik w ciągu 15 dni roboczych. Co wtedy dzieje się z kartą, opisujemy w tekście utrata pracy a karta pobytu.

Nowy pracodawca, inne stanowisko albo niższe wynagrodzenie wymagają wniosku o zmianę zezwolenia (art. 120), do którego dołącza się nowy załącznik nr 1 wypełniony przez podmiot powierzający pracę. Ten wniosek, inaczej niż wniosek o zezwolenie, składa się w postaci papierowej (art. 120a ust. 1), a opłata skarbowa wynosi 220 zł. Szczegóły w poradniku zmiana pracodawcy a karta pobytu.

Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł, nie mniej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca, a cudzoziemcowi grzywna nie niższa niż 1000 zł (art. 84 ustawy z 20 marca 2025 r.). Jeżeli firma prawomocnie ukarana za nielegalne powierzenie pracy zostanie w ciągu 2 lat ukarana ponownie za podobne wykroczenie, wojewoda odmawia zezwolenia jej pracownikom (art. 117 pkt 1 lit. a ustawy o cudzoziemcach).

Ile kosztuje legalizacja pracownika i co robimy

Opłata skarbowa za zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wynosi 440 zł, a opłata za wydanie karty 100 zł. Kancelaria Radców Prawnych Bartosz Krajewski prowadzi sprawę pracownika w trybie legalizacji online, w pełni zdalnie, za 1999 zł zamiast 2300 zł, a w wariancie z konsultacją za 2300 zł. W tej cenie przygotowujemy dla firmy dane do załącznika nr 1 tak, żeby zgadzały się z umową i dokumentami ZUS, składamy wniosek w MOS jako pełnomocnik i odpowiadamy na wezwania.

Obsługujemy pracodawców i pracowników w całej Polsce, biuro: Warszawa, ul. Marszałkowska 20/22 lok. 72, tel. 537 927 737. Więcej o tym, jak pracujemy, na stronie prawnik dla cudzoziemców w Warszawie.